Privacybeleid van British Fires

British Fires Ltd – PRIVACYVERKLARING

Introductie en definities

British Fires Limited (“wij”, “ons” en “onze”) vindt het belangrijk om uw privacy te beschermen en te respecteren. In deze verklaring leggen wij uit op welke manier wij persoonsgegevens verwerken die wij over u verzamelen. Dit zijn gegevens die u aan ons verstrekt, gegevens die wij via u ontvangen of gegevens die wij via een derde partij hebben gekregen. Heeft u vragen over het corrigeren of verwijderen van uw persoonsgegevens? Bekijk dan de onderdelen 3 en 8 hieronder. Waar in deze verklaring wordt gesproken over “wetgeving inzake gegevensbescherming”, bedoelen wij (waar van toepassing) de Data Protection Act 1998, de General Data Protection Regulation (Verordening (EU) 2016/679) en andere wetgeving over gegevensbescherming die op dat moment van kracht is in het Verenigd Koninkrijk. Waar in deze verklaring wordt gesproken over “gegevens” of “informatie”, kan dit ook “gevoelige persoonsgegevens” en “bijzondere categorieën van gegevens” omvatten (zoals bedoeld in de wetgeving inzake gegevensbescherming), wanneer dit van toepassing is.

1. Onze gegevens

1.1 De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Focal Point Fires Ltd, gevestigd aan 10 Avon Trading Park, Reid Street, Christchurch, Dorset, BH23 2BT.

1.2 Onze functionaris gegevensbescherming (Data Protection Officer) is Phillip Wicks. U kunt hem bereiken via bovenstaand adres.

1.3 De website britishfires.com (“Website”) is een officiële website van British Fires Limited. Dit is een bedrijf dat is opgericht volgens de wetgeving van het Verenigd Koninkrijk. Registratienummer: 04034525 Oprichtingsdatum: 17 juli 2000 Geregistreerd adres: MGR SD Limited, 55 Loudoun Road, London, NW8 0DL

2. Hoe wij uw gegevens gebruiken

2.1 In de onderstaande onderdelen leggen wij uit welke informatie wij van u hebben, waarom wij die verwerken, wat de juridische grondslag is, hoe lang wij uw gegevens bewaren en met wie wij uw gegevens (indien van toepassing) delen. Ook leggen wij uit waar deze ontvangers gevestigd zijn.

Welke informatie verwerken wij en voor welk doel? 2.2 Wij verwerken de volgende informatie van u:

2.2.1 – Informatie die u aan ons geeft Dit is informatie over u die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld:

2.2.1.1 Informatie die u invult via formulieren, onder andere op onze websites. Dit kan informatie zijn die u verstrekt wanneer u zich registreert als gebruiker van één van onze websites (of daarna), of wanneer u meedoet aan een actie of prijsvraag die door ons wordt georganiseerd. Deze informatie kan bestaan uit uw naam, geboortedatum, adres, contactgegevens en informatie over uw mogelijkheden en plannen rondom woningverbetering.

2.2.1.2 Wanneer u producten of diensten bij ons bestelt (via onze website of op een andere manier), verzamelen wij persoonsgegevens om uw bestelling te verwerken en te leveren. Dit kan onder andere uw betaalkaartgegevens en afleveradres zijn. Als u een geregistreerde gebruiker bent, kunt u uw persoonsgegevens en afleveradressen opslaan voor toekomstig gebruik.

2.2.1.3 Informatie uit communicatie tussen u en ons, inclusief eventuele opnames van telefoongesprekken.

2.2.1.4 Informatie over uw voorkeuren bij het gebruik van onze Website, zodat wij uw ervaring kunnen verbeteren en persoonlijker kunnen maken.

2.2.1.5 Wij verzamelen ook informatie over uw marketingvoorkeuren. Dit kan gebeuren wanneer u ons e-mailt, ons online bestelformulier gebruikt, gebruikmaakt van onze chatfunctie, ons een bericht stuurt via Facebook of Twitter, ons telefonisch benadert, ons persoonlijk informatie geeft of ons schrijft per brief. Wij verzamelen deze informatie via de Website.

2.2.2 – Informatie die wij over u verzamelen Dit kan onder andere gaan om:

2.2.2.1 Gegevens over transacties die u met ons uitvoert, inclusief via onze website.

2.2.2.2 Als u een ongeluk krijgt op onze locatie en u dit bij ons meldt, kunnen wij de details van het incident en eventuele verwondingen noteren in het ongevallenregister van de betreffende vestiging.

2.2.2.3 Gegevens over uw bezoek aan onze Website, zoals verkeersgegevens, locatiegegevens (waaronder het land en de netnummercode van de telefoonlocatie van uw computer) en welke onderdelen u bekijkt (zoals pagina’s die u bezoekt).

2.2.2.4 Informatie die wordt verzameld via camerabeelden (CCTV) bij en rondom onze locaties.

2.2.3 – Als u werkt voor één van onze klanten, leveranciers of partners Dan kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

2.2.3.1 Uw naam, zakelijk e-mailadres, zakelijke telefoonnummers en zakelijk adres.

2.2.3.2 Als u zelfstandig retailer bent: contactgegevens die u aan ons verstrekt wanneer u een formulier invult om u bij ons te registreren.

2.2.3.3 Als u installateur bent of op een andere manier goederen of diensten aan ons levert: uw contactgegevens die u aan ons geeft zodat wij u kunnen benaderen.

2.2.4 – Doeleinden van verwerking Wij verwerken de gegevens die u aan ons geeft onder andere voor de volgende doelen:

2.2.4.1 Om onze verplichtingen uit overeenkomsten met u na te komen. Bijvoorbeeld: uw betaalkaartgegevens en afleveradres gebruiken wij om uw bestelling te verwerken en te leveren.

2.2.4.2 Om onze relatie met u te beheren en om uw lidmaatschap van eventuele membershipprogramma’s te administreren. Bijvoorbeeld: wij houden uw lidmaatschapsgegevens bij en gebruiken deze zodat u de juiste voordelen ontvangt.

2.2.4.3 Als u een bestelling niet afrondt, kunnen wij uw contactgegevens gebruiken om u te benaderen over uw gedeeltelijk afgeronde bestelling.

2.2.4.4 Om andere afspraken tussen u en ons (of één of meerdere verbonden bedrijven) te beheren.

2.2.4.5 Om u te informeren over wijzigingen in onze diensten en om met u te communiceren. Bijvoorbeeld: wij gebruiken uw contactgegevens om vragen te beantwoorden die u aan ons stelt.

2.2.4.6 Tijdens of na een aankoop kunnen wij veiligheidscontroles uitvoeren om fraude te voorkomen en om criminaliteit te detecteren. Bijvoorbeeld: wij kunnen controles uitvoeren om afwijkingen in betaalgegevens te onderzoeken.

2.2.4.7 Voor marktonderzoek. Bijvoorbeeld: wij kunnen u per e-mail vragen om feedback over onze producten en diensten, en wij kunnen aankoopgegevens gebruiken om trends te analyseren en populaire producten te herkennen.

2.2.4.8 Om onze producten en diensten te beoordelen, te ontwikkelen en te verbeteren. Bijvoorbeeld: gesprekken met onze contactcentra kunnen worden gemonitord of opgenomen voor kwaliteitscontrole en training.

2.2.4.9 Om claims tegen ons af te handelen. Bijvoorbeeld: wij kunnen gegevens uit ons ongevallenregister of camerabeelden delen met onze schadebehandelaars en verzekeraars bij een claim die is ingediend of waarschijnlijk wordt ingediend.

2.2.4.10 Om u te factureren en uw account (of dat van uw werkgever) te beheren.

2.2.4.11 Als u zelfstandig retailer bent: om u te informeren over wijzigingen in onze producten en diensten en over onze actuele aanbiedingen.

2.2.4.12 Om u service en ondersteuning te bieden, en eventueel contact met u op te nemen over terugroepacties.

2.2.4.13 Als u leverancier bent: om bestellingen bij u te plaatsen en onze samenwerking met u te beheren.

2.2.4.14 Om financiële administratie bij te houden en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wat is de grondslag voor het verwerken van uw gegevens? 2.3 Wij verwerken uw gegevens op basis van één of meerdere van de volgende gronden:

2.3.1 U heeft toestemming gegeven voor de verwerking zoals beschreven in onderdeel 2.2. Dit kan bijvoorbeeld gelden wanneer u zich registreert en akkoord gaat met het ontvangen van e-mails over acties of productupdates.

2.3.2 Als u een particuliere klant bent: de verwerking is nodig voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons. Dit geldt ook wanneer u ons vooraf instructies geeft voordat de overeenkomst formeel is vastgelegd.

2.3.3 De verwerking is nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van boekhoudkundige en fiscale gegevens.

2.3.4 De verwerking is nodig voor ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf te voeren, haardproducten en installatiediensten te verkopen, onze producten en diensten te verbeteren en onze onderneming te promoten. Wij hebben daarbij zorgvuldig afgewogen of uw rechten en vrijheden zwaarder wegen dan ons belang. Wij vinden dat wij deze gegevens op deze manier mogen verwerken.

Bewaartermijn en verdere verwerking 2.4 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is. Bij het bepalen van bewaartermijnen kijken wij naar de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de gegevens, het mogelijke risico bij misbruik of onbevoegde toegang, en de doelen waarvoor wij uw gegevens gebruiken. Daarbij houden wij ook rekening met wettelijke verplichtingen rondom het bewaren of veilig vernietigen van persoonsgegevens.

Met wie delen wij uw gegevens? 2.5 Om de doelen uit onderdeel 2.2.4 te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met bedrijven binnen onze groep. Dit zijn onze dochtermaatschappijen, onze uiteindelijke holding en de dochtermaatschappijen daarvan, zoals gedefinieerd in artikel 1159 van de UK Companies Act 2006. Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden voor marketingdoeleinden. Wij kunnen uw gegevens wel delen met geselecteerde derden, waaronder:

2.5.1 Derde partijen die namens ons diensten uitvoeren waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld voor het leveren van bestellingen, het uitvoeren van installaties, het verzenden van post en e-mails, het beheren van klantgegevens, het analyseren van data, marketingondersteuning, het verwerken van kaartbetalingen, klantenservice of het afhandelen van claims. Deze partijen krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden, en mogen deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken. Wij kunnen informatie die wij van derden ontvangen gebruiken om onze klantendatabase aan te vullen en te verbeteren.

2.5.2 Externe instanties en organisaties (zoals politie en opsporingsdiensten) om fraude en criminaliteit te voorkomen en op te sporen. Deze instanties kunnen gegevens controleren in openbare en private databanken en hiervan een registratie bewaren voor toekomstige veiligheidscontroles. Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met politie of andere opsporingsinstanties bij onderzoek naar misdrijven.

2.5.3 Onze verzekeraars wanneer er een claim tegen ons wordt ingediend of mogelijk wordt ingediend. Bijvoorbeeld door het delen van camerabeelden of informatie uit het ongevallenregister.

2.5.4 Als wij een bedrijf of activa kopen of verkopen, kunnen wij persoonsgegevens van klanten delen met de verkoper of koper. Als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij (of onderdeel worden van een herstructurering binnen onze groep), kunnen persoonsgegevens onderdeel zijn van de overgedragen activa.

2.5.5 Wij kunnen persoonsgegevens delen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel. Ook kunnen wij gegevens delen om onze rechten te beschermen of om onze Website Terms of Use, Terms and Conditions of Sale, Supply & Install Terms of andere afspraken met u te handhaven. Dit kan ook nodig zijn om de veiligheid van onze klanten, medewerkers of anderen te beschermen. Voor zover wij weten, worden uw gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte overgedragen en ook niet naar landen die niet zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Als dit verandert, dan informeren wij u hierover.

Geautomatiseerde besluitvorming 2.6 Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen over u op basis van uw gegevens.

3. Uw rechten

3.1 Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:

3.1.1 Als wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen via de gegevens in onderdeel 8. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die in het verleden al rechtmatig zijn uitgevoerd.

3.1.2 U heeft het recht om een kopie op te vragen van de informatie die wij van u bewaren. Dit heet een “inzageverzoek”. Meer informatie hierover staat in onderdeel 5.

3.1.3 U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Wij informeren u meestal vooraf als wij uw gegevens hiervoor willen gebruiken of willen delen met derden. U kunt bezwaar maken door contact met ons op te nemen via onderdeel 8.

3.1.4 U heeft het recht om bezwaar te maken tegen beslissingen die volledig automatisch worden genomen. Als dit van toepassing is, informeren wij u hierover.

3.1.5 U heeft het recht om in bepaalde situaties bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

3.1.6 U heeft het recht om in bepaalde situaties uw gegevens te laten corrigeren, blokkeren, verwijderen of vernietigen als ze niet kloppen.

3.1.7 U kunt in bepaalde situaties een schadevergoeding eisen als wij de wetgeving inzake gegevensbescherming overtreden.

3.2 Vanaf 25 mei 2018 heeft u daarnaast de volgende extra rechten:

3.2.1 Uitgebreidere rechten om te vragen om gegevens te verwijderen, corrigeren, te stoppen met verwerken of te laten verwijderen.

3.2.2 In bepaalde gevallen kunt u de gegevens die wij over u hebben ontvangen in een machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt overdragen aan een andere dienstverlener. Dit heet “gegevensoverdraagbaarheid” (data portability). Meer informatie hierover staat in onderdeel 5.

3.3 U heeft ook het recht om eerst bij ons een klacht in te dienen, en als u niet tevreden bent over onze reactie, kunt u contact opnemen met de Information Commissioner’s Office (ICO). Onze contactgegevens staan in onderdeel 8. De website van de ICO is www.ico.org.uk.

3.4 Voor meer informatie over uw rechten kunt u contact opnemen met Citizens Advice Bureau (www.citizensadvice.org.uk) of de Information Commissioner’s Office (www.ico.org.uk).

4. Cookies

4.1 Cookies zijn kleine tekstbestanden die via uw browser op de harde schijf van uw computer worden geplaatst. Hiermee kunnen onze systemen uw browser herkennen en bijhouden hoe bezoekers onze Website gebruiken. Op basis daarvan kunnen wij beter begrijpen welke onderdelen van de Website het meest interessant zijn. Het is niet mogelijk om via de Website bestellingen te plaatsen of aankopen te doen als cookies zijn uitgeschakeld. Wij raden daarom aan om cookies ingeschakeld te laten. Onze cookies zorgen onder andere voor functies zoals het bewaren van artikelen in uw winkelmandje tussen verschillende bezoeken. Wilt u meer weten over welke cookies wij gebruiken en hoe u uw cookie-instellingen kunt aanpassen? Lees dan ons Cookiebeleid.

5. Toegang tot uw gegevens

5.1 U kunt uw recht op inzage uitoefenen door schriftelijk een verzoek bij ons in te dienen. Daarmee kunt u kopieën ontvangen van sommige gegevens die wij over u bewaren. Als u dit verzoek vóór 25 mei 2018 indient, moet u een vergoeding van £10 betalen. U moet ook een bewijs van identiteit meesturen, of een bewijs van bevoegdheid als u het verzoek namens iemand anders doet, voordat wij de informatie mogen verstrekken. Stuur uw verzoek naar de contactgegevens hieronder.

5.2 Vanaf 25 mei 2018 geldt:

5.2.1 U hoeft geen £10 meer te betalen, tenzij u kopieën vraagt van documenten die u al in bezit heeft. In dat geval kunnen wij redelijke administratiekosten rekenen. Wij mogen ook administratiekosten rekenen als uw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is. In uitzonderlijke gevallen mogen wij ook weigeren om aan een verzoek te voldoen als het te belastend is.

5.2.2 In bepaalde gevallen heeft u recht om de informatie te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat.

6. Beveiliging van gegevens

Wij bewaren uw digitale gegevens altijd op beveiligde servers. Toch is het versturen van informatie via internet nooit volledig veilig. Wij doen ons best om uw gegevens te beschermen, maar kunnen de veiligheid niet volledig garanderen wanneer u informatie naar onze website of servers verstuurt (bijvoorbeeld via e-mail). Dit doet u op eigen risico. Zodra wij uw gegevens hebben ontvangen, gebruiken wij strikte procedures en beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang zo veel mogelijk te voorkomen.

7. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in mei 2018. Belangrijke wijzigingen die wij in de toekomst aanbrengen, worden op onze website geplaatst. Bij grote wijzigingen informeren wij u per e-mail. Wij adviseren om deze pagina regelmatig te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van updates.

8. Contact

Vragen, opmerkingen en verzoeken over deze privacyverklaring zijn welkom. U kunt contact opnemen met: De Data Protection Officer Focal Point Fires Ltd Avon Trading Park, Christchurch, BH23 2BT of via: dpo@focalpointfires.co.uk